【大学生・大学院生必見】どこよりも詳しい「休学願（届）」「理由書」の書き方を解説【テンプレ・例文あり】

休学願とは何か

大学の在学期間は基本的に4年間（医学部などは6年）であり、大学院は修士課程が2年間、博士課程が3年間になります。

多くの学生は大学ないし大学院を上記の期間内に卒業していくことでしょう。

ですが、人生何が起こるかわかりません。

定められた期間内に大学を卒業できればいいのですが、必ずしもうまくいかないことが多々あるのです。

そんな学生を救済するためにあるのが「休学願（休学届）」になります。

休学願とは学籍を移動させることで基本的には在籍年数を消費せずに、大学に籍を置きながら学業を休むことができるのです。

これにより、不測の事態に対応する猶予が生まれます。

「何らかの理由」で大学で学ぶことができなくなったとしても、休学することでその問題を解決するための時間を作ることができるのです。

したがって、時間はかかりますが、学業を諦めることなく継続して学ぶことができるのです。

休学が必要な事例

では「何らかの理由」とはなんでしょうか。

休学を提出理由は人によって様々ですが、例えば「経済的な理由」が挙げられます。

大学生・大学院生が自分で学費を支払うことは不可能に近いです。

私立大学では学費が100万円を超えることも珍しくなく、国立大学でさえ数十万円の学費がかかってしますためです。

そのため、大学生・大学院生の両親が彼ら/彼女らに代わって学費を支払っていることがほとんどでしょう。

ですが、もしその両親が病気をしたり、不慮の事故で亡くなってしまったりして、学費の支払いができなくなってしまったらどうでしょうか。

大学で継続して勉強を続けたいと思うならば、学費を学生本人が捻出する必要が出てくるのです。

そしてその学費を捻出するためには仕事やアルバイトに多くの時間を割かなければならず、学業と並行しながらとなれば大きな困難が伴うことは必至と言えるのです。

そんな時に役に立つのが「休学願（休学届）」なのです。

一旦学業をお休みする代わりに、仕事をして学費を稼ぐ時間を作ることができるようになります。

このように休学届は何かしらの理由で学業に支障が出た時に、その問題を解決する時間を作ることができるのです。

もちろん、「経済的理由」以外にも、学生自身が病気になってしまったり、海外留学のためだったりと様々な理由が考えられます。

大学で学ぶことに支障が出ており、その問題を解決する時間が欲しいと感じているならば、大学に「休学願（休学届）」を提出してみるのも有効な手段と言えるでしょう。

休学願の基本

休学は何らかの理由で学業を継続できない場合に有効だということがわかったところで、休学に関する基本的な事柄を確認しましょう。

細かな違いはありますが、休学に関する規定は多くの大学で共通しています。

したがって、ここでは「休学に関する共通の事柄」を確認しておきましょう。

とはいえ、A大学とB大学では休学の規定に関して異なる場合があり、もちろんのことですが、ご自身が所属している大学の規定が何より優先されます

この記事を読み終えたら、必ずご自身が所属する大学の休学規定を確認するようにしてください。

休学願の種類

様々な理由が考えられる休学ですが、大別して8種類に分けることができます。

まずメジャーな理由として上述したように1/「経済的な理由」が挙げられます。

例えば両親が病気になって学費を支払うことができなくなった場合、学費だったり、生活費だったりを自分で捻出しなければならなくなります。

この場合、1/経済的理由として休学願を提出することができます。

また、2/「自分の病気」も大学を休学する理由となります。

長期的な入院が必要などで大学への通学が難しい場合も休学の対象となる可能性があるのです。

そして、3/「留学」に置く場合も休学願を提出する場合があります。

留学は海外の大学に通う代わりに、自分が日本で所属している大学をお休みする必要があるのです。

他にも4/「出産」や「育児」で大学を休まなければならない場合や、5/日常生活を営むのが困難な方の「介護」で大学を休む場合も休学の対象となり得ます。

これらに加えて、6/「外国籍の方で一時帰宅が必要な場合」、7/「社会に貢献する活動に参加する場合」、8/「長期間のインターシップに参加する場合」も休学の理由になる可能性が出てきます。

なお、7/「社会に貢献する活動に参加する場合」というのが何を指すかといえば、震災などで報酬を得ずに行うボランティア活動などを指します。

主な種類は上記の通りですが、大学によって他にも種類があったりなかったりしますし、上記以外の理由でも休学が認められたりします。

必ず自分が所属している大学のホームページを確認するようにしましょう。

休学可能な期間と休学願を提出する時期

休学可能な期間は基本的に3つに分けることができます。

その3つの期間とは、1/前期（4/1〜9/30）、2/後期（10/1〜翌年の3/31）、3/全期間（4/1〜翌年の3/31）です。

また休学願を提出する時期ですが、いつでも好きな時に提出できるわけではありません。

その年度毎に、大学によって期間が決められているのです。

ですが一般的に言って、休学願は休学する期間の「前の学期」に提出します。

例えば、2022年度の1/前期に休学したい場合は、2021年度の後期に休学願を提出するのが基本です。

なお休学願を提出することができる期間を過ぎた場合、休学願が受理してもらえない場合がありますので、必ず提出可能な期間を確認して早めに準備をするようにしましょう。

休学願に必要な書類

休学願は単にそれだけを提出すればいいだけではありません。

休学をするためには、休学の理由が正当なものなのかどうかを証明する書類を、休学願と一緒に提出する必要があるのです。

では証明するためにはどのような種類の書類が必要となるのでしょうか。

まず大前提として、休学願はその理由ごとに必要な書類が違うということを押さえておきましょう。

1/経済的理由や6/外国籍の方が一時帰国する場合、その理由が書かれた「理由書」がしばしば必要となります。

というのも、この理由書で提示された理由が正当なものなのかどうかを大学内部で話し合い、その学生が休学可能かどうかが判断されるからです。

またご自身の2/「病気」が理由で休学を希望する場合、医師の「診断書」が必要であることが多く、その診断書に病名や休学する理由、休学期間などを記入してもらう必要があります。

3/「留学」も「理由書」や「修学計画書」とともに留学先の「受け入れ証明書」ないし「在学証明書」の提出が求められることがあります。

他にも4/「出産」や「育児」が理由の場合は「母子手帳」やその状況を記した「理由書」が必要であったり、5/介護も医師の診断書が必要だったりします。

このように、休学願はそれだけを提出すればいいものではなく、多くの場合は休学願に加えて別の書類の提出が必要となるのです。

こうした必要書類は大学のホームページに掲載されていますし、そのホームページから書式をダウンロードできる場合もあります。

必ずご自身が通っている大学の休学情報を確認するようにしましょう。

休学願に関する諸注意

休学願を提出するにあたっていくつかの注意点があります。

以下に挙げることに注意をしないと休学することができないことがあります。

休学を考えている人は必ずチェックするようにしてください。

注意点１：提出期限はいつか

まず何よりも大事なのは提出期限がいつなのかです。

この提出期間を過ぎてしまえば、せっかく正当な理由があっても休学することができなくなってしまいます。

そのため、必ず提出期限を確認し、期限を守って休学願を提出するようにしましょう。

注意点2：どんな書類が必要か

先述した通り、休学願にはその届出が正当化を審査するために、多くの大学で理由書や診断書などの提出が義務付けられています。

したがって、もし必要書類が一緒に提出されていない場合、休学の理由を吟味するための書類が欠けているため、休学の申請が却下されてしまう可能性があるのです。

そして休学可能かどうかを吟味するために提出する書類は、休学の理由次第で異なってくるのです。

ですから、休学願を提出するにあたって、こちらもどんな書類が必要かを確認しなければなりません。

注意点3：書式は正しいか

休学願や理由書の書式が正しいかどうかも要確認の事項になります。

というのも、書式に不備があった場合も休学願として受理されない可能性があるからです。

休学願だけでなく提出する書類も含め、必ず記入事項や書式があっているかを確認するようにしましょう。

注意点4：休学理由は正確に、かつ具体的に書かれているか

当然のことですが、休学するための理由も重要です。

まず休学理由には絶対に嘘は書かないようにしましょう。

もし嘘だとバレてしまった場合、大学によってはペナルティが科されてしまうことがあります。

また理由は必ず具体的に書くようにしましょう。

あまりにも抽象的だったり、文章が短かったりと理由がわからない場合、休学を受理してもらえない可能性が出てきます。

必ず理由は正確に、そして具体的に記入するようにしましょう。

注意点5：指導教員に話は通しているか

大学院生の場合、休学には指導教員の許可が必要な場合があります。

その際、休学願には指導教員の捺印が必要だったりするのです。

したがって、休学を考えている大学院生はまず指導教員に休学の可否を理由とともに伝えて、休学の許可を取るようにしましょう。

注意点6：休学の費用は大学によって異なる

休学をする際、大学によっては学費が免除になる場合があります。

また全額免除にならなくても数万円程度を支払うだけでよい場合も多々あります。

休学の費用は大学によって様々ですので、休学するに際し、自分が所属している大学が休学するのにどれだけのお金がかかるかを確認するようにしましょう。

注意点7：休学願は復学願とセット

よくある勘違いとしては休学願で申請した期間が終われば自動的に復学できると思ってしまうことです。

復学するには復学願というものを大学に提出する必要があるのです。

したがって、休学願を提出して受理された方は、必ず復学願も合わせて準備するようにしましょう。

とはいえ、復学願は休学願と一緒に提出するのではありません。

基本的に復学願は復学する学期の「前の学期」に提出します。

例えば、2022年の前期に休学し、2022年の後期に復学しようと考えているのなら、前期のうちに復学願を提出するのです。

この復学願を提出することができる期間も大学によって異なりますので必ず確認し、また提出期限も守ようにしましょう。

休学願と理由書の書き方：4ステップ

私は大学院に入ってからこれまで何度も休学願を提出してきました。

したがって、ここからはそんな私の経験をもとに休学願や理由書の実際の記入方法について解説をしていきます。

とはいえ、休学願の書き方は特段難しいことはありません。

休学願は多くの場合、大学の休学情報が記載されたホームページからダウンロードすることができます。

そのため、ダウンロードしたらあとは休学願の空欄を埋めていくだけでよいのです。

空欄には氏名や学籍番号、休学する理由などを記入します。

休学する上で問題なのは休学願と一緒に提出する理由書です。

理由書は自分がどうして休学をしなくてはならないかを自分の言葉で説明する必要があるからです。

前述した通り、この理由書次第で休学の可否が決定されるのです。

そのため、「休学願についての諸注意」でも書いたように、休学理由は正確に、かつ具体的に記入する必要があるのです。

では「具体的に書く」とはどのように理由書を書けばいいのでしょうか。

基本的には4ステップで理由書を書くことができます。

この４ステップを以下でより具体的に解説していきます。

1/現状報告

まず大事なのが自身が置かれている状況の説明です。

「経済的理由」で休学しようと考えているならば、今現在どういった状況に置かれていて経済的に大変なのかを説明しなければなりません。

これまで学費を払えていたのに払えなくなってしまった自身の環境の変化について書きましょう。

両親が病気になってしまっただとか、退職して収入が減ってしまったとか、個々人で理由は様々にあることでしょう。

こうした自分が置かれている現状をわかりやすく簡潔に整理して伝えることが重要なのです。

2/休学の目的

現状を報告したあと、その現状に対して休学を利用して何をしたいのかを説明します。

つまり、休学を利用する目的を書くのです。

先の例に続いて「経済的理由」を例に挙げれば「親が病気になったため学費や生活費を支払うことができなくなった（現在の状況）。そのため自分が仕事をして資金を捻出するために休学を申請したい（目的）」などと書きます。

こうした目的の提示は現在の状況に対する自分なりの「解決策の提示」になり、またこの目的は「休学をする理由」となります。

したがって、解決策であり、休学の理由である「目的の提示」が「現状の解決」「休学の理由」において妥当性がなければ休学許可はおりません。

必ず、現状に対して休学をする目的が妥当性を持つかどうかをしっかり吟味して目的を書くようにしましょう。

3/目的を達成するために休学中に何をするか

目的を書いたならば、その目的を達成するために休学中、何をするかを示しましょう。

この目的は自分が学業に集中できない現状に対する解決策の提示であり、休学をする理由でした。

したがって、この目的を実行する理由や解決策をより具体的に提示することで、大学側に自身の休学の必要性を伝えやすくすることができるのです。

先の例を続けるなら、「自身がどんな仕事をして資金を捻出するつもりなのか」を示します。

この第3ステップまでしっかりと論を進めることができれば、休学願の理由書は完成したも同然と言えるでしょう。

4/休学期間と復学の意志の明示

ここまでなぜ自身に休学が必要なのかを説明してきました。

第3ステップまでで休学願の理由書はほとんど完成しているといえます。

したがって、最後にその目的を果たすためにどれだけの期間があれば事足りるのかを示しましょう。

つまり、自身が今回の休学願を提出するにあたって申請する休学期間を明示するのです。

また大学側に復学の意志を明示しておくことも大事です。

この際、休学での経験を学業に反映させることができるようにする旨を書くとなおよいでしょう。

以上、全4ステップで休学願の理由書は完成となります。

あとはしっかりと文章を推敲し、論旨に違和感がないか、誤字脱字はないかをチェックするようにしましょう。

理由書の例文【テンプレ】

こうして理由書を書く流れはわかったことと思います。

ですが、休学願を初めて提出する人は、実際に理由書にどのような文章を書いたらよいのかわからないことでしょう。

したがって、ここでは理由書の具体的な書き方をして例として提示したいと思います。

コピペしてご自身が書く理由書の下敷にしていただいて構いません。

ですが、休学を申請する理由は各人様々と思います。

必ず自分自身の言葉に直し、嘘のないようにして申請してください。

今回は多くの人が休学する理由として挙げるであろう3つの理由、1/「経済的理由」、2/「留学」、3/「長期のインターシップへの参加」に焦点を当てて例文をご紹介します。

1/経済的理由

2/留学

3/長期のインターシップへの参加

休学願を提出するメリットとデメリット

ここまで休学願の書き方について解説してきました。

最後に休学する際のメリット・デメリットをまとめていきたいと思います。

メリット

まず何よりも大きなメリットになるのは、1/現在抱えている問題に対して解決を試みる猶予が与えられることです。

しかもその猶予は2/大学の在籍期間を減らすことなく、かつ3/休学した学期は大学関係でほとんどお金を使わなくて済むのです。

またインターンだったり、留学などの理由で休学する場合は、4/大学生活では得られない経験ができる可能性があります。

他にも大学の授業やアルバイトなどに追われることなく、自分と向き合うことができるので、5/今後の人生や自分がやりたいことなどを考える時間を作ることができます。

以上のように、休学はデメリットもありますが、メリットも存在します。

大学を４年で卒業することももちろん大事ですが、それだけが必ずしも正解ではありません。

休学は人生の選択肢を増やす意味でも重要な意味合いを持つと言えるのです。

デメリット

何事にもメリットがあればデメリットも存在します。

まず考えられるのが、1/卒業の年度が変わることです。

大学は４年間で卒業することが一般的ですが、最低でも半年以上は本来の卒業年度から卒業がズレてしまいます。

これにより2/就職活動に不利に働く場合もあります。

とはいえ、正当な理由があるならば問題になることはあまりないと言えます。

また3/休学の手続きをするのが面倒くさいというのも挙げられます。

必要書類を集め、書類に記入し、場合によっては指導教員に許可をとるなど休学までの手順は意外と面倒なことが多いのです。

ここまでして休学の申請が認可されなかった場合、単に骨折り損に終わってしまう可能性があります。

他にも、4/休学を申請する前に考えていたことができずに怠惰な生活をしてしまう可能性があります。

時間がたくさんあるからこそ、自分を厳しく律しないと無駄な時間を過ごして休学期間が終わってしまうのです。

以上のデメリットを意識した上で休学するかどうかをしっかりと考えるようにしましょう。

終わりに

ここまで休学願（届）について解説を加えてきました。

休学は大学生活において一つの岐路にあります。

自分の今後の人生をしっかりと考えて、休学を申請するかどうかを考えるようにしましょう。

そして休学をすると決めたのなら、休学が許可されるように以上に参考にしつつ大学の書式に従って書類を準備するようにしましょう。

繰り返しになりますが、休学願は提出期限を厳守しないとそもそも受け取ってくれない場合があります。

必ず大学のホームページを確認し、自分一人ではわからない場合は所属している大学の事務に相談するようにしましょう。

ここまでお読みくださりありがとうございました。